Sedan ett drygt år tillbaka pågår ett intensivt arbete med ledningsgruppsutveckling inom SLU. Utifrån ett beslut av SLU:s ledning, ska alla institutioners och fakulteters ledningsgrupper/motsvarande erbjudas utvecklingsinsatser med stöd av Gruppen för hållbart akademiskt ledarskap – en mycket spännande och kraftfull satsning!
Bakgrunden till satsningen är insikten om komplexiteten i att leda en akademisk verksamhet: institutionerna och fakulteterna hanterar många och komplexa frågeställningar – omöjliga för en enda person att själv ha svaren på och kunna hantera. Kraven och förväntningarna på prefekten respektive dekanen har ökat successivt, och det är nödvändigt för chefer i den formella ”linjen” att utveckla ett nära och förtroendefullt samarbete med ledande personer inom den akademiska kärnverksamheten. Ett gemensamt ansvarstagande för helheten och väl genomdiskuterade och förankrade beslut, har en avgörande betydelse för verksametens utveckling, framgång och resultat.
Här spelar en välfungerande ledningsgrupp en avgörande roll!
Vi inom Gruppen för hållbart akademiskt ledarskap (Ghal) har i dagsläget haft förmånen och glädjen att träffa drygt hälften av ledningsgrupperna inom SLU:s akademiska verksamheter, och arbetar oförtrutet vidare för att nå målet att träffa alla ledningsgrupper! Vi är imponerade över den kraft och vilja till gemensamt ansvartagande för verksamhetens inriktning och utveckling som finns, och ser stora värden i den pågående utvecklingssatsningen, både för respektive institution och fakultet och för SLU som organisation!
Vi ser bl.a. att utvecklingsarbetet i ledningsgrupperna bidrar till att:
- skapa gemensam identitet för institutionen/fakulteten genom diskussioner om institutionens/fakultetens uppdrag och syfte, bl.a. genom gemensamt strategiarbete
- skapa samsyn och kraft runt viktiga, strategiska frågor för verksamheten
- skapa ökat engagemang, delaktighet och vilja till gemensamt ansvarstagande vilket bl.a. innebär att prefekterna får mer stöd i sin svåra roll och blir mindre ensamma
- skapa ökat fokus på helheter och samverkan samt ökad närhet mellan formella chefsfunktioner och ledande funktioner inom den akademiska kärnverksamheten
- skapa bättre, roligare och mer effektiva möten
- skapa gemensam kraft och utveckling för SLU som organisation
Vi ser också att många frågeställningar som rör bl.a. prefekternas organisatoriska förutsättningar för att kunna utöva sina uppdrag, institutionernas inre ledningsorganisation, delegationer, finansieringsfrågor m.m. är gemensamma frågor för många institutioner, och som behöver lyftas till central nivå för diskussion och hantering.
SLU:s ledning har visat stort intresse för att ta del av dessa mer SLU-gemensamma frågeställningar och har nyligen fått en beskrivning av de frågor som hittills har kunnat identifieras.
Varje ledningsgruppsutveckling startar med ett första samtal med respektive prefekt/dekan för att få en bild av just den institutionens/fakultetens situation och behov och för en diskussion om hur utvecklingsarbetet bör läggas upp. Insatserna formas därefter efter den enskilda gruppens behov – men våra erfarenheter hittills visar dock att de flesta ledningsgrupperna har likartade frågor att ställa sig i samband med utvecklingsarbetet. Varje ledningsgrupp erbjuds upp till fem utvecklingstillfällen med representanter för Ghal – i några fall av externa konsulter.
De frågor varje ledningsgrupp behöver ställa sig är framför allt:
- Varför ska man ha en ledningsgrupp? Vilken är ledningsgruppens uppdrag och roll?
- Vem bestämmer? Vilka mandat har gruppen?
- Viken typ av frågor ska hanteras i gruppen?
- Finns behov av andra mötesplatser för hantering av frågor som inte ska diskuteras i ledningsgruppen?
- Rollen som ledningsgruppsrepresentant – vad innebär den, både i relation till helheten och i relation till den ”egna” verksamheten”?
- Vad åtar jag mig som enskild medlem i gruppen?
- Vad kan jag vinna på att vara medlem i gruppen?
- Arbetsformer och arbetsätt – hur ska vi arbeta för att vara en bra och effektiv grupp?
- Hur ofta ska vi ses och hur länge?
- Hur, och av vem, görs agendan?
- Vem leder mötena?
- Minnesanteckningar eller protokoll?
- Vilket samarbetsklimat – vilka spelregler- vill vi ha?
- Hur ska vi vara och bete oss i ledningsgruppen för att vi ska kunna ha öppna och fria diskussioner där alla törs säga vad de tycker och där alla tar aktivt, eget ansvar?
- Hur skapar vi ett kreativt samarbetsklimat?
- Vad ska ledningsgruppen konkret arbeta med för att bidra till verksamhetens utveckling och framgång?
- Vilka är institutionens mesta angelägna, strategiska frågor? Vilka frågor ska prioriteras?
- HUR ska ledningsgruppen arbeta för att stödja/få kraft i dessa frågor?
- Har vi den inre organisation och de resurser vi behöver för att kunna genomföra det som behöver göras?
- Hur ska ledningsgruppen följa upp både sitt eget och verksamhetens arbete för att veta att gruppen ”gör nytta” och att verksamheten går åt rätt håll?
Som ni ser – ledningsgruppen behöver diskutera många, viktiga frågor för att kunna utöva ett gott och kraftfullt ledningsarbete till nytta för hela institutionen/fakulteten och dess utveckling!
Vi hjälper er gärna i dessa diskussioner – har vi inte haft kontakt ännu, är ni varmt välkomna att höra av er till Ghal!