Vad gör folk på webben?

Några av kollegorna var på NUAS kommunikationskonferens och lyssnade där bland annat på Gerry McGovern. Den föreläsningen finns inte publicerad på nätet men här hittade vi en från 2011 där han pratar om sitt favorittema: Manage the tasks, not the content. Grundtanken är att besökarna alltid har ett uppdrag när de kommer till din webbplats – väldigt få surfar runt helt planlöst för att se om de hittar något spännande :-). Fokusera på att hjälpa dina besökare att utföra de uppgifter de kom för att göra så har du kommit en lång väg med din webbplats.

Gerry McGovern — Keynote: Manage the tasks, not the content from Together London on Vimeo.

Studie av internkommunikationen i Framtidens SLU

Karin Lind, student i medie- och kommunikationsvetenskap vid Stockholms universitet, har skrivit kandidatuppsatsen ”Budskap i förändring. En studie av internkommunikationen vid Sveriges lantbruksuniversitet” apropå våra pågående organisationsförändringar (Framtidens SLU). Som kommunikatör knuten till förändringsprojektet är jag en av informanterna i uppsatsen. Även om hennes underlag är litet och studien begränsad kan den väcka frågor till grund för diskussion om vår internkommunikation.

Uppsatsen pekar bland annat på svårigheten att nå ut till alla i en organisation av SLU:s storlek. Karin har dessutom valt att endast tala med personer vid campus Ultuna för att minska risken att studien färgas av kommunikationsproblem orsakade av skilda geografiska placeringar. Studien vill svara på tre frågeställningar:

  1. Hur har SLU valt att arbeta med internkommunikationen angående de planerade organisationsförändringarna?
    Här beskriver hon hur kommunikationsarbetet planerats och organiserats, bl.a. med kommunikationsplan och kommunikatör för projektet. En central aspekt i planen är att förstärka dialogen mellan ledning och anställda.
  2. Hur kan strategier kring utförandet av intern kommunikation vid organisationsförändringar kopplas till deras tilltänkta arbete?
    Karin konstaterar att vi inte medvetet använt oss av någon specifik strategi för kommunikationsarbetet, men att de tankegångar som presenteras ändå har  vissa likheter med några strategier kring förändringsorganisation, bl.a. tankarna kring dialog och återkoppling.
  3. Hur upplever de anställda på SLU internkommunikationen och hur förhåller sig deras syn på internkommunikation till kommunikationsplanen samt till strategierna?
    Till grund för svaren på den här frågan ligger intervjuer med fyra personer vid campus Ultuna. Slutsatserna är att kommunikationsplanens mål att medarbetarna ska känna sig informerade om förändringsarbetet har uppnåtts. Målet att medarbetarna ska känna sig delaktiga har delvis uppnåtts. Däremot kritiseras ledningen för bristande erkännande av anställdas oro och att man också upplever brister i att få svar på de frågor som finns.

Karin säger att studier visar att det ofta är en praktisk omöjlighet att ta emot feedback från alla anställda i en organisation av SLU:s storlek och att målen om dialog, återkoppling, delaktighet och förståelse är beundransvärda. Hon tycker ändå att vi skulle kunna vara bättre på att ge återkoppling under mer personliga former (direkta möten i mindre grupper mellan ledning och anställda).

Det är också viktigt att både ledning och kommunikatörer förstår att vi som kommunikatörer planerar insatser och är budbärare av information, men det är ledningen som står för själva informationsinsatserna. Även organisationens ledning behöver alltså ha kunskap om internkommunikationens roll vid organisationsförändringar. Ledningen syn på internkommunikationen och dess roll i ett förändringsarbete är avgörande för hur en kommunikationsavdelning kan och får arbeta. Karin säger att det vore intressant att göra en mer grundlig intervjustudie med universitets- och projektledning för ökad förståelse för hur de ser på internkommunikationen och hur det kan ha påverkat vad som når medarbetarna och inte.

Jag, som kommunikatör i förändringsprojektet Framtidens SLU, kan se uppsatsen som en utvärdering av vårens arbete och ett diskussionsunderlag inför höstens arbete när vi delvis går in i en implementeringsfas. Flera beslut om den framtida organisationen togs av styrelsen vid juni-mötet, så höstens arbete handlar till del om att utforma lösningar för genomförandet. Det innebär fortsatt stort behov av fungerande internkommunikation och en möjlighet att mötas i dialog på många nivåer.

Lästips: Budskap i förändring. En studie av internkommunikationen vid Sveriges lantbruksuniversitet.

Till dig som önskar lite mer att sätta tänderna i, nypublicerat om kommunikation i offentlig sektor:

Jag ser fram emot en spännande höst – men först önskar jag oss alla en skön sommarsemester!