Om Tina Zethraeus

Kommunikationschef

Ledningen avgörande för kommunikationsklimatet

För en tid sedan avtackades vår rektor. Samtidigt avtäcktes ett porträtt, så att hon för evigt ska finnas kvar i den räcka av personer som format SLU. Inte minst för oss som jobbat på Campus Ultuna är det mycket synligt vad Lisa Sennerby Forsse gjort för avtryck under de nio åren. Nya byggnader och miljöer är ett synligt uttryck, nydragna fakultetsgränser, ETT SLU är andra viktiga, men mindre konkreta, tecken på nytänkande och utveckling.

Det är en mycket omtyckt rektor som slutar efter nio händelserika år. Mina egna sju år på kommunikationschefsposten känns futtiga i jämförelse. Inga byggnader att tala om…..Men en sak har vi ändå gjort tillsammans.

Jag började på SLU samtidigt som Kvalitet och Nytta lades fram, en för Sverige unik utvärdering. Och häromdagen återvände jag igen till slutsatserna och rekommendationerna. Många gällde synlighet:

SLU:s ämnen är ständigt i den aktuella debatten-men inte SLU.

En av rekommendationerna blev att skapa en kommunikationskultur

Och det vill jag nog påstå att vi gjort. Förstås med gott eldunderstöd av många goda krafter!  Men ledningen spelar en helt avgörande roll när det handlar om att skapa ett klimat av dialog och kommunikation. Ord som öppenhet och dialog har konkretiserats, och ansvaret i kommunikationsfrågorna har klargjorts.(I sammanhanget kan man sända en vänlig tanke till internrevisionen, vars kritiska granskningar av kommunikationen ibland banat väg).

Sammanfattningsvis: det är lätt att vara kommunikationschef i en organisation där ledningen står för öppenhet, tydlighet och tillgänglighet. Det sista inte minst. Ledningsrådet har verkligen visat att man menat allvar med tillgänglighet genom att förlägga mötena till olika campus.

Här känner jag att vi gemensamt bidragit till ett bättre kommunikationsklimat, och därmed också till ett positivt arbetsklimat.

Så: tacket för insatserna under rektorsperioden bör även gälla kommunikationsområdet. Öppenhet, transparens och dialog är ju inte bara honnörsord. Utan de ska levas också. Och jag hoppas att traditionen som vi bidragit till att säkra och utveckla i nio, respektive sju år lever vidare och utvecklas av nästa universitetsledning och kommunikationschef. Här finns en bra grund och tradition i den kommunikationspolicy och -strategi som antagits, och bra förutsättningar med de nya krafter som tar över rektorskedja och kommunikationschefsstol!

För ökad synlighet och bättre positionering ligger offensiva förslag i den kommunikationsplattform som styrelsen redan fått en presentation av. Här är det bara att spänna bågen. SLU är verkligen inte okänt, men förtjänar att bli betydligt bättre känt, som universitetet med ett helhetsperspektiv på framtidsfrågorna!

Tina Zethraeus, f.d. kommunikationschef….

Första intrycket – såå viktigt!

Vad är det som skapar intrycket av en organisation? Inte bara hur varumärket och logotypen ser ut och vilka färger vi använder på webbplatsen. Det är totalen. Hur man bemöts i växeln, hur lätt det går att få ett professionellt svar på det ärende man har, hur snabbt man hittar det man söker på webbplatsen.

När en kollega fick jobb som kommunikationschef i kommunen, var det första hon gjorde att lägga telefonväxeln under sej. Just för att den första kontakten är så viktig. Här kan vi på SLU glädja oss åt att ha en växel som år efter år vinner pris som den bästa i landet. Inte förvånade för oss som ofta får ringa och beställa små tjänster när vi glömt att koda telefonen:

”Inga problem, det fixar vi! ”

Inåt och utåt samma höga service och proffsiga bemötande! Det är något att fundera på hur vi förvaltar detta första intryck hela vägen. Hur vi vägleder den osäkra gymnasieeleven som vill veta mer om utbildningarna. Tvåbarnsmamman som funderar på att omskola sig till sitt drömyrke. Hundägaren som vill klaga på långa väntetider. Mannen som har funderingar på om det minskande antalet fjärilar kan ha att göra med mobilstrålningen. Journalisten som vill ställa oss till svars för att någon tippat sopor på vår mark.

Det är gott och blandat, men man får aldrig glömma att vi är en serviceorganisation och en offentlig myndighet. Transparens och öppenhet är inte bara honnörsord, utan något som vi ska leva efter i alla våra kontakter med medborgare, i telefonsamtal, brev- och mejlväxling  mm.

Till det proffsiga hör inte bara tonen och respekten, utan också att se till att avsändaren är tydlig. Använd de officiella e-postsignaturerna, utnyttja mallar och riktlinjer för t ex sociala medier, och det material som är framtaget inom SLU för ge ett enhetligt intryck. Ens privata jag har andra möjligheter att uttrycka sig och skoja till det – efter arbetstid…..

För att anknyta till inledningen: SLU:s webbplats blir alltmer den största mötesplatsen vi har med över 2,5 miljoner besökare per år. Här vet vi att sida nummer 404, ”Page not found” ständigt ligger i topp bland de tio mest besökta sidorna. Att detta inte är i linje med visionen om ett universitet i världsklass kan alla inse.

Webbplatsen kommer under 2015 och 16 att uppgraderas och förändras, mot bättre navigering och mer träffsäkert söksystem. Något som kommer att kräva ett stort jobb av alla inblandade. Men som när det väl är slutfört förhoppningsvis kommer att vara ett av många bidrag till att förverkliga visionen!

 

Tina Zethraeus, kommunikationschef

Goda råd till försäljare

I egenskap av kommunikationschef vid ett av våra större universitet består merparten av mina externa kontakter av olika försäljarsamtal, om kurser, fortbildning, analyser, annonser i print och on line, mm. Inget fel i det, deras uppgift är att sälja och jag har betalt bland annat för att ta ställning till hur vi ska marknadsföra universitetet, och i vilka kanaler. Men en del av friktionerna och tidstjuvarna skulle man kanske kunna eliminera. Härmed några goda råd till försäljare (bland annat bilageförsäljare):

  • Kolla vart ni ringer i förväg, och anpassa terminologin!!! Det är rena samtalsdödaren att kalla SLU omväxlande skola, företag, firma, etc. ”Är det du som är marknadsansvarig på skolan?”. En sådan inledning skapar inte förutsättningar för ett samtal i god anda.
  • Kolla till vem ni ringer. Om inte annat, fråga i växeln. Det ger inget bra intryck att först be oss satsa 100 000 och sen avsluta med Öööh, vad vad det nu du sa att du hette igen? Kan du bokstavera?
  • Mer på samma tema: ställ inte annonserbjudanden till rektor! En rektor är ansvarig för forskning och utbildning vid vad som motsvarar en internationell koncern med miljardomsättning. Det är inte där besluten tas om vi ska medverka på en mässa i Jönköping!
  • Om ni vill att vi ska köpa annonsplats, fundera gärna ut några argument. En vanlig replik är denna: och jag kom då att tänka på er ”skola”, som ju är en klockren aktör i sammanhanget. Motfrågan är givetvis: och hur tänkte du då? Exakt vad har fått er att tro att lantbruksuniversitetet är en klockren medverkande i t ex en bilaga om hälsa och skönhet? (det finns värre exempel).
  • Timing är A och O. Det är ingen idé att be oss annonsera i bilagor eller portaler om utbildning i början av maj då ansökningstiden passerats. Ett sådant yrvaket samtal räddas inte ens av argumentet att ”ja men man kan ju annonsera utbildningar i rent profilerande syfte”.
  • Det finns några saker som höjer adrenalinnivån hos en kommunikationsansvariga i universitetsvärlden. Det ena är när det står +44 på displayen. Då vet man att 15 minuter är helt körda av någon snabbpratande engelsk försäljare som var tredje minut hämtar andan med ett and how does that sound to you, Tina? Det andra är när någon inleder ett samtal med att fråga hur man mår, och om solen skiner i Uppsala. (fast för all del, då har dom i alla fall tagit reda på vart dom ringer). Fundera gärna ut mera fungerande inledningsrepliker. Hej, jag producerar en bilaga om XX, har du tid ett ögonblick? vore uppfriskande.
  • En mycket vanlig samtalsöppning är: vi tänkte be att få komma ut till er och berätta om hur vi arbetar. Kruxet är: vi arbetar också, och värnar om vår arbetstid. En annan, för all del mindre arbetskrävande variant, är lösa öppningar som den här: Jag tänkte höra med er hur ni resonerar i fråga om olika arenor att möta era kunder, och om ni t ex. tänkt på internet i er marknadsföring?
  • Jaga oss inte. När vi sagt nej ett antal gånger, låt bli att återkomma flera gånger med sänkta priser och extra i sista minuten erbjudanden (”vi har just fått en kund som hoppat av” etc). Vi är väl medvetna om att det första priset inte har någon som helst verklighetsanknytning.
  • Kolla upphandlingsreglerna och på vilka områden vi redan gjort lokala upphandlingar. Det är helt poänglöst att försöka sälja in varor och tjänster på områden där vi redan har upphandlade leverantörer.

Jodå, har helt klart för mej att jag kan uppfattas som kommunikationschefen från helvetet, och någon man inte vill starta arbetsveckan med att ringa till. Men i själva verket har jag stor respekt för många kunniga i PR-branschen. Några av våra bästa kampanjer, idéer och erfarenheter har vi faktiskt just fått och gjort i samarbete med proffs utifrån. Och en snyggt producerad bilaga är inte fel!

Däremot så upptas min och andras tid i onödan av dåligt pålästa säljare, och jag tror generellt att marknaden både överskattar våra marknadsföringsbudgetar och underskattar vårt kunnande. Eller kanske vårt omdöme.

Tina Zethraeus

På G i Europa

Wenn jemand eine Reise tut, so kann er was erzählen. Nog får man impulser av att möta kollegor i det europeiska nätverket Euprio, som nyligen höll styrkommittémöte i Zürich. Trots våra olika länder och lag- och regelverk är temana för diskussion ungefär desamma. Det är autonomi, sammanslagningar, utvecklingen av e-earning (MOOC) och ekonomi (studieavgifter) som dominerar diskussionerna.

Några avvikande inslag rapporterades t ex från Schweiz. Där har utvecklingen efter omröstningen om invandringen blivit ett hett ämne i universitetsvärlden, som tidigt anade vartåt det barkade. Varningar från EU saknades sannerligen inte inte heller, men några av konsekvenserna tycks ändå ha överraskat. Efter ja till att begränsa invandringen från EU-länder har flera universitet i andra länder sagt upp sina samarbets- och utbytesavtal, och osäkerheten är nu stor bland utbytesstudenterna om vad som gäller,

En annan olikhet är studentrekryteringen. Svenska universitet tävlar mot varann på en hårdnande marknad med att marknadsföra vårt utbud mot krympande ungdomskullar. Men i vissa andra länder (t ex. Österrike, Nederländerna) har man ett omvänt problem. Alla som har behörighet, har också rätt till en högskoleplats (gissa om den ekonomiska ersättningen till universiteten höjs i motsvarande grad?). Praktiskt blir det förstås en planeringsmässig mardröm, där undervisningen i början av terminerna bedrivs i biosalonger, och där man kan räkna med att hälften av studenterna försvinner redan i början av utbildningstiden. På vissa utbildningar är utslagningen ännu högre, på ett program var det t ex tre procent som slutligen utexaminerades. Ett slöseri med mänskliga och ekonomiska resurser.

Temat för Euprios konferens i Innsbruck i september, How to communicate in a world dominated by change, känns både aktuellt och spännande.  

Annonser, annonser, annonser

Det har varit en bilagetät vår. Nio av tio samtal till mej inleds med: Jag ringer från mediaföretaget Si och Så, vi har bestämt oss för att göra en utbildningsbilaga att distribueras med tidningen XX i mars-april. Säger ni det, svarar man vänligt intresserat, ja, ni verkar lustigt nog inte vara de enda.

I detta fall handlar det om att ta ställning till en annons som vänder sig till en väldefinierad målgrupp och en avgränsad period då universitetet har behov av att synas. Självklart kan det vara vettigt att någon gång medverka i en annons, på papper eller på en sajt, och på olika sätt dra nyfikna blivande studenter till vår webbplats och programutbud.

I forskarvärlden är det dock lite annorlunda. Aldrig har jag hört något enda exempel på att en forskare fått erkännande, anslag eller samarbetspartners genom betalda annonser. Däremot är företagen som försöka skära guld med täljknivar i universitetsvärlden många, med imponerade namn (typ International Innovation, Public Service, Paneuropean Networks etc.) och ofta också EU-klingande namn eller mejladresser. Vanligtvis blir man uppringd av en snabbpratande engelskspråkig säljare, det är bråttom, man får erbjudandet att finnas med på en sida mittemot en EU-kommissionär, en regeringstalesman, en representant från ett forskningsråd (ja, dessa har förstås inte själva betalt något för intervjun). Besked gärna samma eftermiddag.

Men smakar det så kostar det. Det brukar handla om mellan 70-80 000 för en exponering, en intervju eller artikel som går ut i så och så många exemplar och distribueras bland beslutfattare, regeringstjänstemän, osv. Samma affärsidé finns också nationellt, typ Forskarbladet, men där är notan något beskedligare. Affärstidningen Näringsliv är en annan produkt där det offentliga i hög grad tycks stå för vinsten.

Självklart avråder jag ingen med för mycket pengar från att stödja det privata näringslivet!

Bara man inte gör det i tron att beslutsfattare, forskningsfinansiärer och näringslivstoppar hämtar sina idéer och referensramar ur betalda annonsorgan, och att dessa inte skulle förstått skillnaden mellan dessa och peer reviewade tidskrifter.

De svenska forskningsråden (Formas och VR) har flera gånger varnat för affärsmetoderna, nu senast i tidskriften Curie. Även EU:s tjänstemän är noga med att klargöra att det inte är detta man menar med den obligatoriska skyldigheten att nyttiggöra forskningsresultaten. Och på universiteten är vi kommunikatörer ett bra och luttrat bollplank för den som är tveksam. Flera universitet har också skrivit om detta, och även i internationella bloggar finns en livlig forskardebatt att ta del av, för den som inte automatiskt vill hoppa på de fantastiska erbjudandena.  

Tina Zethraeus

Kommunikationschef

När är du på semester?

När är det okej att kalla en annan för vidrig, avskyvärd och en plåga? Sannolikt aldrig. Men ska man tvunget göra det bör man i vart fall vara noga med att det inte uppfattas som något man gör i sin egenskap av anställd. Vid t ex SLU.

Bakgrunden till frågeställningen är det twitterbråk som seglat upp i Lund, där en twittrande professor kallat redaktören för den islamkritiska tidningen Dispatch International för just detta, och tillagt att han vill spotta henne i ansiktet. Detta uppmärksammades av universitetsledningen och professorn fick förklara sig inför dekanus.

Professorn i fråga förklarade att han agerat på sin fritid, dvs under semestern, och som privatperson. Detta lugnade ingalunda dekan eller universitetsledning som menar att denna typ av uttalanden och agerande kan skada förtroendet för Lunds universitet. Den ångerfulle twittraren har bett om ursäkt för och beklagat sina uttalanden, men affären och dess principiella dimension har väckt uppmärksamhet.

Är detta verkligen en ledningsfråga, undrar professorskollegan Jerker Holm som åberopar den akademiska friheten. Han får genmäle av kollegan Nils Danielsson som diskuterar kring ansvaret som följer med en position.  ”Vem tar rektor i örat” undrar bloggen Academic Rights Watch.

Undrar ni vad som gäller vid SLU? Om inte det egna omdömet räcker till (och det gör det ju till 99,9 procent) så finns både lathundar och anvisningar för vårt agerande i sociala medier, och numera också en värdegrund att söka vägledning i. Om man undrar! Ett av nyckelorden är för övrigt respekt…..

Det löser förstås INTE frågan om gränsen mellan det personliga och det professionella. Men en tumregel är nog att när man börjar undra, så kanske man befinner sig vid en gräns…..

 

Tina Zethraeus

Sténson´s oneliners

Medarbetarna twittrade så öronen glödde häromveckan då Henry Sténson levererade oneliners på löpande band för SLU:s samlade kommunikatörer. Och vi är många! Tyckte jag tog i med bokning av aulan, men det kändes inte så.  Närmare sjuttio kollegor fyllde bänkarna inte bara i Ultuna, utan även i Skara och Alnarp för att lyssna till denne kommunikationsguru.

Det är uppfriskande att få perspektiv från en som varit med inifrån i Saab (ni minns JAS-kraschen?), SAS (ni minns Milanoolyckan?), Ericsson (neddragningen med 65 000 anställda?) med mera (Carema). Ja, nu handlade föredraget inte om kriskommunikation, men väl om kommunikationens roll i förändringsprocessen. Ett nog så aktuellt ämne på vårt universitet. Och kanske kan man likna förändring vid en kris, i alla fall i mindre skala.

Vi antecknade flitigt. Om prioritering. Lätt att det som är bråttom går före det som är viktigt. Om internkommunikation: Syftar till att förändra beteenden, men vet vi vad som är den handlingsutlösande informationen? Om obearbetad information: att bara skicka ut info är inte nog-bearbetning och interaktion är avgörande för effekten. Om ledningsinformation: är chefensdet här behöver ni veta” faktiskt det som medarbetarna behöver?

Intressantast-och svårast: Att formulera den vision av den framtida organisationen som ska leda mot slutresultatet, och hålla fast vid den. Både som inre bild och som något att kommunicera.  Något att bita i.

Bäst av allt, föreläsningen går att följa även i efterhand. På vår sida för kommunikatörsnätverket.

Tina Zethraeus

Äntligen!

 

I april lanserar vi en ny poänggivande kurs i forskningskommunikation. Under en vecka kan doktorander orientera sig i det vi förr kallade tredje uppgiften. Som jag i dag snarare vill kalla samverkansuppdraget dvs. konsten att ge tillbaka till samhälle och skattebetalare det forskningen kommit fram till. Ett sätt, och det kanske effektivaste, är förstås att skicka ut nybakade och nyutbildade agronomer, hortonomer, veterinärer, trädgårdsingenjörer, lant-och skogsmästare med mera ut i arbetslivet med nya kunskaper.  Och det andra att kommersialisera, eller omsätta nya kunskaper i praktisk produktion. Eller bara förmedla nya sanningar. Kursen 15-19 april kommer att innehålla avsnitt om mediekontakter, vetenskaplig poster, bild och bildbehandling och sist men inte minst varför vi ska kommunicera med omgivande samhälle. Gästföreläsare hämtas bland annat från media, från Vetenskap och Allmänhet, från frifräsande författare, bloggande forskare med flera. Detta något jag längtat efter länge att kunna erbjuda på SLU. Visserligen brukar jag säga att vi är bäst i Sverige vad gäller forskningskommunikation (vilket är alldeles sant!) men ingenting är ju så bra att det inte kan bli bättre.

 

Tina Zethraeus

Verktygslåda för forskare

Jag brukar hävda att SLU är bäst i landet på forskningskommunikation. Och ingen har hittills lyckats motbevisa mej. Samverkanslektorer, en tradition av forskning som ska vara till nytta och landets bästa exempel på ”Citizens Science”, t ex ArtPortalen där observationerna tickar in med några sekunders intervall. Så engagerar man medborgarna i forskningsprocessen! Men inget är så bra att det inte kan bli bättre. Lagom till jul hittade vi en välfylld leklåda hos VA (Vetenskap och Allmänhet) med tips om hur man kommunicerar sin forskning för den som vill vässa sina uttrycksmedel., Matnyttiga, och långt ifrån självklara tips och checklistor för hur man lyckas med en konferens, fixar science café, håller en föreläsning, ordnar en utställning eller producerar en poster. Missa inte julens nyttigaste och mest kalorisnåla låda!

http://www.kommuniceraforskning.se