Första intrycket – såå viktigt!

Vad är det som skapar intrycket av en organisation? Inte bara hur varumärket och logotypen ser ut och vilka färger vi använder på webbplatsen. Det är totalen. Hur man bemöts i växeln, hur lätt det går att få ett professionellt svar på det ärende man har, hur snabbt man hittar det man söker på webbplatsen.

När en kollega fick jobb som kommunikationschef i kommunen, var det första hon gjorde att lägga telefonväxeln under sej. Just för att den första kontakten är så viktig. Här kan vi på SLU glädja oss åt att ha en växel som år efter år vinner pris som den bästa i landet. Inte förvånade för oss som ofta får ringa och beställa små tjänster när vi glömt att koda telefonen:

”Inga problem, det fixar vi! ”

Inåt och utåt samma höga service och proffsiga bemötande! Det är något att fundera på hur vi förvaltar detta första intryck hela vägen. Hur vi vägleder den osäkra gymnasieeleven som vill veta mer om utbildningarna. Tvåbarnsmamman som funderar på att omskola sig till sitt drömyrke. Hundägaren som vill klaga på långa väntetider. Mannen som har funderingar på om det minskande antalet fjärilar kan ha att göra med mobilstrålningen. Journalisten som vill ställa oss till svars för att någon tippat sopor på vår mark.

Det är gott och blandat, men man får aldrig glömma att vi är en serviceorganisation och en offentlig myndighet. Transparens och öppenhet är inte bara honnörsord, utan något som vi ska leva efter i alla våra kontakter med medborgare, i telefonsamtal, brev- och mejlväxling  mm.

Till det proffsiga hör inte bara tonen och respekten, utan också att se till att avsändaren är tydlig. Använd de officiella e-postsignaturerna, utnyttja mallar och riktlinjer för t ex sociala medier, och det material som är framtaget inom SLU för ge ett enhetligt intryck. Ens privata jag har andra möjligheter att uttrycka sig och skoja till det – efter arbetstid…..

För att anknyta till inledningen: SLU:s webbplats blir alltmer den största mötesplatsen vi har med över 2,5 miljoner besökare per år. Här vet vi att sida nummer 404, ”Page not found” ständigt ligger i topp bland de tio mest besökta sidorna. Att detta inte är i linje med visionen om ett universitet i världsklass kan alla inse.

Webbplatsen kommer under 2015 och 16 att uppgraderas och förändras, mot bättre navigering och mer träffsäkert söksystem. Något som kommer att kräva ett stort jobb av alla inblandade. Men som när det väl är slutfört förhoppningsvis kommer att vara ett av många bidrag till att förverkliga visionen!

 

Tina Zethraeus, kommunikationschef

Kommentera

E-postadressen publiceras inte. Obligatoriska fält är märkta *