Ledningen avgörande för kommunikationsklimatet

För en tid sedan avtackades vår rektor. Samtidigt avtäcktes ett porträtt, så att hon för evigt ska finnas kvar i den räcka av personer som format SLU. Inte minst för oss som jobbat på Campus Ultuna är det mycket synligt vad Lisa Sennerby Forsse gjort för avtryck under de nio åren. Nya byggnader och miljöer är ett synligt uttryck, nydragna fakultetsgränser, ETT SLU är andra viktiga, men mindre konkreta, tecken på nytänkande och utveckling.

Det är en mycket omtyckt rektor som slutar efter nio händelserika år. Mina egna sju år på kommunikationschefsposten känns futtiga i jämförelse. Inga byggnader att tala om…..Men en sak har vi ändå gjort tillsammans.

Jag började på SLU samtidigt som Kvalitet och Nytta lades fram, en för Sverige unik utvärdering. Och häromdagen återvände jag igen till slutsatserna och rekommendationerna. Många gällde synlighet:

SLU:s ämnen är ständigt i den aktuella debatten-men inte SLU.

En av rekommendationerna blev att skapa en kommunikationskultur

Och det vill jag nog påstå att vi gjort. Förstås med gott eldunderstöd av många goda krafter!  Men ledningen spelar en helt avgörande roll när det handlar om att skapa ett klimat av dialog och kommunikation. Ord som öppenhet och dialog har konkretiserats, och ansvaret i kommunikationsfrågorna har klargjorts.(I sammanhanget kan man sända en vänlig tanke till internrevisionen, vars kritiska granskningar av kommunikationen ibland banat väg).

Sammanfattningsvis: det är lätt att vara kommunikationschef i en organisation där ledningen står för öppenhet, tydlighet och tillgänglighet. Det sista inte minst. Ledningsrådet har verkligen visat att man menat allvar med tillgänglighet genom att förlägga mötena till olika campus.

Här känner jag att vi gemensamt bidragit till ett bättre kommunikationsklimat, och därmed också till ett positivt arbetsklimat.

Så: tacket för insatserna under rektorsperioden bör även gälla kommunikationsområdet. Öppenhet, transparens och dialog är ju inte bara honnörsord. Utan de ska levas också. Och jag hoppas att traditionen som vi bidragit till att säkra och utveckla i nio, respektive sju år lever vidare och utvecklas av nästa universitetsledning och kommunikationschef. Här finns en bra grund och tradition i den kommunikationspolicy och -strategi som antagits, och bra förutsättningar med de nya krafter som tar över rektorskedja och kommunikationschefsstol!

För ökad synlighet och bättre positionering ligger offensiva förslag i den kommunikationsplattform som styrelsen redan fått en presentation av. Här är det bara att spänna bågen. SLU är verkligen inte okänt, men förtjänar att bli betydligt bättre känt, som universitetet med ett helhetsperspektiv på framtidsfrågorna!

Tina Zethraeus, f.d. kommunikationschef….

Första intrycket – såå viktigt!

Vad är det som skapar intrycket av en organisation? Inte bara hur varumärket och logotypen ser ut och vilka färger vi använder på webbplatsen. Det är totalen. Hur man bemöts i växeln, hur lätt det går att få ett professionellt svar på det ärende man har, hur snabbt man hittar det man söker på webbplatsen.

När en kollega fick jobb som kommunikationschef i kommunen, var det första hon gjorde att lägga telefonväxeln under sej. Just för att den första kontakten är så viktig. Här kan vi på SLU glädja oss åt att ha en växel som år efter år vinner pris som den bästa i landet. Inte förvånade för oss som ofta får ringa och beställa små tjänster när vi glömt att koda telefonen:

”Inga problem, det fixar vi! ”

Inåt och utåt samma höga service och proffsiga bemötande! Det är något att fundera på hur vi förvaltar detta första intryck hela vägen. Hur vi vägleder den osäkra gymnasieeleven som vill veta mer om utbildningarna. Tvåbarnsmamman som funderar på att omskola sig till sitt drömyrke. Hundägaren som vill klaga på långa väntetider. Mannen som har funderingar på om det minskande antalet fjärilar kan ha att göra med mobilstrålningen. Journalisten som vill ställa oss till svars för att någon tippat sopor på vår mark.

Det är gott och blandat, men man får aldrig glömma att vi är en serviceorganisation och en offentlig myndighet. Transparens och öppenhet är inte bara honnörsord, utan något som vi ska leva efter i alla våra kontakter med medborgare, i telefonsamtal, brev- och mejlväxling  mm.

Till det proffsiga hör inte bara tonen och respekten, utan också att se till att avsändaren är tydlig. Använd de officiella e-postsignaturerna, utnyttja mallar och riktlinjer för t ex sociala medier, och det material som är framtaget inom SLU för ge ett enhetligt intryck. Ens privata jag har andra möjligheter att uttrycka sig och skoja till det – efter arbetstid…..

För att anknyta till inledningen: SLU:s webbplats blir alltmer den största mötesplatsen vi har med över 2,5 miljoner besökare per år. Här vet vi att sida nummer 404, ”Page not found” ständigt ligger i topp bland de tio mest besökta sidorna. Att detta inte är i linje med visionen om ett universitet i världsklass kan alla inse.

Webbplatsen kommer under 2015 och 16 att uppgraderas och förändras, mot bättre navigering och mer träffsäkert söksystem. Något som kommer att kräva ett stort jobb av alla inblandade. Men som när det väl är slutfört förhoppningsvis kommer att vara ett av många bidrag till att förverkliga visionen!

 

Tina Zethraeus, kommunikationschef

Sociala medie-raketen fortsätter uppåt!

Enligt årets rapport från .SE om svenskarnas internetanvändning ses internet idag som den viktigaste informationskällan. Och fler och fler använder sociala medier för sin kommunikation: en ökning med sex procent jämfört med förra året.

Facebook är fortfarande störst bland sociala medier, 68 procent av svenskarna finns nu där. Men alternativen växer.

Det som ökar mest är Instagram där 28 procent av svenskarna nu finns – en fördubbling jämfört med förra året! Instagramraketen har ökat farten!

Den som dagligen arbetar med fokus på kommunikation hänger med i utvecklingen. Den som inte direkt har kommunikation som en arbetsuppgift kanske inte heller reflekterar över olika kommunikationskanaler och ser hur kommunikationslandskapet förändras? Men vi är alla människor, och vi som arbetar med olika uppgifter på ett universitet är delar av samma värld. Vi kommunicerar och vi har olika budskap vi vill förmedla eller diskutera med andra. För att lyckas med det måste man bege sig till den arena där målgruppen finns. Allt oftare är mötesplatsen i sociala medier.

SLU är idag aktivt på Facebook, Twitter, Instagram och YouTube samt i bloggar och på Wikipedia.

Läs mer

Rapporten ”Svenskarna och internet 2014”

Information och råd till SLU-medarbetare om sociala medier

Information och råd till SLU-medarbetare om SLU-bloggar

SLU:s Wikipedia-projekt

Goda råd till försäljare

I egenskap av kommunikationschef vid ett av våra större universitet består merparten av mina externa kontakter av olika försäljarsamtal, om kurser, fortbildning, analyser, annonser i print och on line, mm. Inget fel i det, deras uppgift är att sälja och jag har betalt bland annat för att ta ställning till hur vi ska marknadsföra universitetet, och i vilka kanaler. Men en del av friktionerna och tidstjuvarna skulle man kanske kunna eliminera. Härmed några goda råd till försäljare (bland annat bilageförsäljare):

  • Kolla vart ni ringer i förväg, och anpassa terminologin!!! Det är rena samtalsdödaren att kalla SLU omväxlande skola, företag, firma, etc. ”Är det du som är marknadsansvarig på skolan?”. En sådan inledning skapar inte förutsättningar för ett samtal i god anda.
  • Kolla till vem ni ringer. Om inte annat, fråga i växeln. Det ger inget bra intryck att först be oss satsa 100 000 och sen avsluta med Öööh, vad vad det nu du sa att du hette igen? Kan du bokstavera?
  • Mer på samma tema: ställ inte annonserbjudanden till rektor! En rektor är ansvarig för forskning och utbildning vid vad som motsvarar en internationell koncern med miljardomsättning. Det är inte där besluten tas om vi ska medverka på en mässa i Jönköping!
  • Om ni vill att vi ska köpa annonsplats, fundera gärna ut några argument. En vanlig replik är denna: och jag kom då att tänka på er ”skola”, som ju är en klockren aktör i sammanhanget. Motfrågan är givetvis: och hur tänkte du då? Exakt vad har fått er att tro att lantbruksuniversitetet är en klockren medverkande i t ex en bilaga om hälsa och skönhet? (det finns värre exempel).
  • Timing är A och O. Det är ingen idé att be oss annonsera i bilagor eller portaler om utbildning i början av maj då ansökningstiden passerats. Ett sådant yrvaket samtal räddas inte ens av argumentet att ”ja men man kan ju annonsera utbildningar i rent profilerande syfte”.
  • Det finns några saker som höjer adrenalinnivån hos en kommunikationsansvariga i universitetsvärlden. Det ena är när det står +44 på displayen. Då vet man att 15 minuter är helt körda av någon snabbpratande engelsk försäljare som var tredje minut hämtar andan med ett and how does that sound to you, Tina? Det andra är när någon inleder ett samtal med att fråga hur man mår, och om solen skiner i Uppsala. (fast för all del, då har dom i alla fall tagit reda på vart dom ringer). Fundera gärna ut mera fungerande inledningsrepliker. Hej, jag producerar en bilaga om XX, har du tid ett ögonblick? vore uppfriskande.
  • En mycket vanlig samtalsöppning är: vi tänkte be att få komma ut till er och berätta om hur vi arbetar. Kruxet är: vi arbetar också, och värnar om vår arbetstid. En annan, för all del mindre arbetskrävande variant, är lösa öppningar som den här: Jag tänkte höra med er hur ni resonerar i fråga om olika arenor att möta era kunder, och om ni t ex. tänkt på internet i er marknadsföring?
  • Jaga oss inte. När vi sagt nej ett antal gånger, låt bli att återkomma flera gånger med sänkta priser och extra i sista minuten erbjudanden (”vi har just fått en kund som hoppat av” etc). Vi är väl medvetna om att det första priset inte har någon som helst verklighetsanknytning.
  • Kolla upphandlingsreglerna och på vilka områden vi redan gjort lokala upphandlingar. Det är helt poänglöst att försöka sälja in varor och tjänster på områden där vi redan har upphandlade leverantörer.

Jodå, har helt klart för mej att jag kan uppfattas som kommunikationschefen från helvetet, och någon man inte vill starta arbetsveckan med att ringa till. Men i själva verket har jag stor respekt för många kunniga i PR-branschen. Några av våra bästa kampanjer, idéer och erfarenheter har vi faktiskt just fått och gjort i samarbete med proffs utifrån. Och en snyggt producerad bilaga är inte fel!

Däremot så upptas min och andras tid i onödan av dåligt pålästa säljare, och jag tror generellt att marknaden både överskattar våra marknadsföringsbudgetar och underskattar vårt kunnande. Eller kanske vårt omdöme.

Tina Zethraeus

Pressmeddelanden som går hem

Jag är inte journalist eller redaktör och långt ifrån någon expert på att jobba med pressmeddelanden, men det är ändå en av mina uppgifter som kommunikatör att ibland göra utskick. Därför var det intressant att få del av synpunkter från mottagarsidan i ett frukostseminarium med titeln ”Duger era pressmeddelanden för media?”. Här följer lite av det jag fick med mig hem att tänka på.

Seminariets ursprung var en tweet från Dagens Industri-reportern Olle Aronsson, som sa ”Jag ger 30 minuters crash course i varför 90 procent av pressmedelanden är dåliga och hur de kan bli tio gånger bättre”. Tillsammans med f.d. mångåriga SVT-reportern Hasse Gustafsson fick vi så följande råd, här i min förkortade version:
_____________________________________

Fem fel:

  1. Tunt innehåll. Inte så mycket att berätta, ointressant.
  2. Obegriplig text. Ta hjälp av någon med bedömningen om det verkligen är ett pm.
  3. Skickar för många pm – ”vargen kommer”, mottagaren orkar inte uppmärksamma alla, tröttnar på sändaren.
  4. Det är inget pm. Det är något annat.
  5. Det saknas målgruppsanpassning.

Tips: Tänk ”TT-meddelande”, alltså kort och intresseväckande, och hänvisa till en kontakt för mer information.

Ju mer man publicerar sig desto mindre intressant är man. Jämför med den som berättar om allt den äter på facebook. Det slutar snart att vara intressant.

I samband med att ett ämne är hett, kan man vara mer aktiv med relaterat material.

Berätta om:

  • stora siffror
  • uppfinningar
  • kändisar
  • missförhållanden
  • konflikter
  • trender (relatera till trender i omvärlden)

Rubriken är viktigast! Sen ingressen.

Hjälp journalisten att se dig i ett större sammanhang, var begriplig och gärna underhållande, satsa på kvalitet (inte kvantitet). Tänk på att målet är bra journalistik – inte att skapa bra PR för dig.

Att skriva superlativer om sig själv (företaget/organisationen) går fetbort! *Mitt ordval 😉* Man ska tala om vad man gör, men inte hur bra man är. Kom ihåg att journalistens uppgift är att kritiskt granska och det gäller även pm.

Gärna citat, men de ska kännas talade och inte skrivna/konstruerade.

En eventuell pressinbjudan får gärna gå ut i god tid innan tillställningen och gärna en påminnelse dagen innan.
_____________________________________

För en sån som jag, som gör pressutskick ibland men även jobbar med mycket annat, är det tacksamt att då och då påminnas om vad man bör tänka på vid utskick. Som tur är har jag stor kompetens i min närhet, på SLU:s kommunikationsavdelning med presschef Mikael Jansson i spetsen, där man kan få precis det stöd man behöver för att göra ett lite bättre jobb. Jag har nog faktiskt hört en hel del av seminariets goda råd förut 🙂

På G i Europa

Wenn jemand eine Reise tut, so kann er was erzählen. Nog får man impulser av att möta kollegor i det europeiska nätverket Euprio, som nyligen höll styrkommittémöte i Zürich. Trots våra olika länder och lag- och regelverk är temana för diskussion ungefär desamma. Det är autonomi, sammanslagningar, utvecklingen av e-earning (MOOC) och ekonomi (studieavgifter) som dominerar diskussionerna.

Några avvikande inslag rapporterades t ex från Schweiz. Där har utvecklingen efter omröstningen om invandringen blivit ett hett ämne i universitetsvärlden, som tidigt anade vartåt det barkade. Varningar från EU saknades sannerligen inte inte heller, men några av konsekvenserna tycks ändå ha överraskat. Efter ja till att begränsa invandringen från EU-länder har flera universitet i andra länder sagt upp sina samarbets- och utbytesavtal, och osäkerheten är nu stor bland utbytesstudenterna om vad som gäller,

En annan olikhet är studentrekryteringen. Svenska universitet tävlar mot varann på en hårdnande marknad med att marknadsföra vårt utbud mot krympande ungdomskullar. Men i vissa andra länder (t ex. Österrike, Nederländerna) har man ett omvänt problem. Alla som har behörighet, har också rätt till en högskoleplats (gissa om den ekonomiska ersättningen till universiteten höjs i motsvarande grad?). Praktiskt blir det förstås en planeringsmässig mardröm, där undervisningen i början av terminerna bedrivs i biosalonger, och där man kan räkna med att hälften av studenterna försvinner redan i början av utbildningstiden. På vissa utbildningar är utslagningen ännu högre, på ett program var det t ex tre procent som slutligen utexaminerades. Ett slöseri med mänskliga och ekonomiska resurser.

Temat för Euprios konferens i Innsbruck i september, How to communicate in a world dominated by change, känns både aktuellt och spännande.  

Är du homogen lille vän?

Vad är en kommunikatör? Vad ska en kommunikatör göra för att nå hög status inom sitt yrke? Vi som arbetar som kommunikatörer kan förstås ge svar på första frågan, även om svaren säkert kan skilja sig åt beroende på bakgrund och aktuell arbetssituation. Den andra frågan är kanske klurigare, och man kan även fråga sig om det är viktigt med hög status?

Jag börjar med att stanna upp helt kort vid den sista frågan: är det viktigt med hög status? Det verkar som att forskning svarar ”ja” på den frågan: individens egen upplevelse av sin status påverkar hälsan. Den som upplever sig ha hög status har också bättre hälsa än den som tycker sig ha låg status. Längre utbildning och högre lön påverkar ofta statusen till det bättre, men det är även viktigt att den yrkesverksamma känner att hen får arbeta med det som kan förväntas utifrån t.ex. utbildning- och erfarenhetsbakgrund.

Change makers?

Ok, vad karaktäriserar oss som arbetar som kommunikatörer och vad ger oss högre yrkesstatus? Om det skriver Charlotte Nilsson i masteruppsatsen ”Change-makers? Självbilder och världsbilder inom det svenska kommunikationsfältet.” Hennes resultat säger att hög status inom kommunikatörsyrket är nytänkande, förändring och framtidsfokus. Men, samtidigt sänks statusen för den kommunikatör som inte visar upp rätt normer, värderingar och övertygelser – och det bidrar till en homogenisering inom yrket. Vi ska alltså vara nytänkande och förändringsinriktade, men agera enligt rådande normer?

Charlotte skriver i sin uppsats att hon observerar en kultur som präglas av både det mjuka, lekfulla (relationer, nyfikenhet, inställning) och det krävande hårda (utbildning, prestation, övertidsarbete) – och det är detta som kommunikatören måste erbjuda sin uppdragsgivare en perfekt avvägning av.

Förmågan att tänka och handla på nya sätt är ytterst central och statusfylld; det gäller att bejaka nyheter, vara innovativ, hänga på trender och absolut inte hamna efter i utvecklingen. Framtidsfokus är det som gäller. Och kommunikatörer ser sig som konsulter eller rådgivare, men upplever att man ständigt måste definiera och legitimera det man gör.

Om framtidsfokus är starkt och statusfyllt, så blir uppföljning och utvärdering mindre statusfyllt. Dessutom hyllas ungdom, att vara äldre höjer inte statusen. Genomgående syns en homogen yrkesgrupp, som tycks utestänga både det avvikande och det skeptiska. Skeptiker ses som okunniga bakåtsträvare.

Rannsakning

Dags att rannsaka sig själv som kommunikatör? Såhär svarar jag:

  • Nyfiken: ja
  • Framtidsinriktad: ja
  • Prestationsinriktad: ja
  • Övertidsarbete: nej
  • Rådgivare: ja
  • Behöver ofta definiera och legitimera det jag gör: nej
  • Börjar bli äldre: ja

Men visst, jag passar säkert in bättre i den homogena kommunikatörsyrkesgruppen än vad jag kanske skulle vilja erkänna. Jag gillar ju människor som törs kritisera, avvika och gå sin egen väg! Förutom det faktum att jag kanske hamnat här, i det här yrket och där jag nu befinner mig, för att jag tycker så mycket om att se framåt och hitta nya lösningar för att lyckas med mitt arbete – enligt förväntningar som ställs förstås, men som jag sällan själv upplever som besvärande. Och så det där med statusen, som förstås är eftersträvansvärt (man vill ju må bra!).

Jag är säker på att det i alla fall är nyttigt, för alla, att emellanåt fundera över sin yrkesroll, hur man agerar i den och varför. Det råd som Charlotte Nilsson avslutningsvis ger i sin uppsats är att vara modig! Våga ställa frågor och motfrågor. DET kan man behöva påminnas om ibland.

Annonser, annonser, annonser

Det har varit en bilagetät vår. Nio av tio samtal till mej inleds med: Jag ringer från mediaföretaget Si och Så, vi har bestämt oss för att göra en utbildningsbilaga att distribueras med tidningen XX i mars-april. Säger ni det, svarar man vänligt intresserat, ja, ni verkar lustigt nog inte vara de enda.

I detta fall handlar det om att ta ställning till en annons som vänder sig till en väldefinierad målgrupp och en avgränsad period då universitetet har behov av att synas. Självklart kan det vara vettigt att någon gång medverka i en annons, på papper eller på en sajt, och på olika sätt dra nyfikna blivande studenter till vår webbplats och programutbud.

I forskarvärlden är det dock lite annorlunda. Aldrig har jag hört något enda exempel på att en forskare fått erkännande, anslag eller samarbetspartners genom betalda annonser. Däremot är företagen som försöka skära guld med täljknivar i universitetsvärlden många, med imponerade namn (typ International Innovation, Public Service, Paneuropean Networks etc.) och ofta också EU-klingande namn eller mejladresser. Vanligtvis blir man uppringd av en snabbpratande engelskspråkig säljare, det är bråttom, man får erbjudandet att finnas med på en sida mittemot en EU-kommissionär, en regeringstalesman, en representant från ett forskningsråd (ja, dessa har förstås inte själva betalt något för intervjun). Besked gärna samma eftermiddag.

Men smakar det så kostar det. Det brukar handla om mellan 70-80 000 för en exponering, en intervju eller artikel som går ut i så och så många exemplar och distribueras bland beslutfattare, regeringstjänstemän, osv. Samma affärsidé finns också nationellt, typ Forskarbladet, men där är notan något beskedligare. Affärstidningen Näringsliv är en annan produkt där det offentliga i hög grad tycks stå för vinsten.

Självklart avråder jag ingen med för mycket pengar från att stödja det privata näringslivet!

Bara man inte gör det i tron att beslutsfattare, forskningsfinansiärer och näringslivstoppar hämtar sina idéer och referensramar ur betalda annonsorgan, och att dessa inte skulle förstått skillnaden mellan dessa och peer reviewade tidskrifter.

De svenska forskningsråden (Formas och VR) har flera gånger varnat för affärsmetoderna, nu senast i tidskriften Curie. Även EU:s tjänstemän är noga med att klargöra att det inte är detta man menar med den obligatoriska skyldigheten att nyttiggöra forskningsresultaten. Och på universiteten är vi kommunikatörer ett bra och luttrat bollplank för den som är tveksam. Flera universitet har också skrivit om detta, och även i internationella bloggar finns en livlig forskardebatt att ta del av, för den som inte automatiskt vill hoppa på de fantastiska erbjudandena.  

Tina Zethraeus

Kommunikationschef

Vad gör folk på webben?

Några av kollegorna var på NUAS kommunikationskonferens och lyssnade där bland annat på Gerry McGovern. Den föreläsningen finns inte publicerad på nätet men här hittade vi en från 2011 där han pratar om sitt favorittema: Manage the tasks, not the content. Grundtanken är att besökarna alltid har ett uppdrag när de kommer till din webbplats – väldigt få surfar runt helt planlöst för att se om de hittar något spännande :-). Fokusera på att hjälpa dina besökare att utföra de uppgifter de kom för att göra så har du kommit en lång väg med din webbplats.

Gerry McGovern — Keynote: Manage the tasks, not the content from Together London on Vimeo.

Är bloggen död?

Facebook är mitt medium måste jag erkänna. Den som vill nå mig hittar mig där och sådant jag får veta utan att aktivt leta efter det hittar jag där. Jag sprider i mitt facebooknätverk både personliga och mindre personliga betraktelser, åsikter och länkar till sånt som intresserar mig.

Idag leddes jag in till ett blogginlägg, via en person jag följer (men inte är vän med) på Facebook. Inlägget har rubriken ”R.I.P. The Blog, 1997-2013” och författaren skriver bland annat:

”Sometime in the past few years, the blog died. In 2014, people will finally notice. Sure, blogs still exist, many of them are excellent, and they will go on existing… Today, teens are about as likely to start a blog (over Instagramming or Snapchatting) as they are to buy a music CD. Blogs are for 40-somethings with kids.”

Min erfarenhet är precis som han skriver: jag läser vissa blogginlägg, om de länkas upp i de flöden (t.ex. Facebook) där jag är aktiv. Så hittade jag ju detta blogginlägg.

I mitt arbete tar jag emot några bloggar via RSS (t.ex. SLU-Rektorsbloggen), men aldrig i mitt privatliv.

Jag tror detta är en viktig aspekt att beakta om vi på SLU har en ambition att nå ut med våra bloggar: det räcker inte med att bara blogga. Man måste länka ut inlägget i de kanaler där vi når den avsedda målgruppen. Så gör vi till viss del redan nu: har ingångar via vår webb och via nyhetsbrevsutskick. Men där når vi bara dem som redan följer oss. För större spridning (om man önskar det) måste inläggen ut via fler arenor – där människor, precis som jag brukar göra, snubblar över sånt de inte aktivt letar efter och när de gillar fyndet sprider det vidare.

Gott Nytt 2014 önskar jag er alla! Ett år för digitalsociala upptäcksfärder?!

P.S: Min 15-åriga dotter använder också Facebook, men hennes medium är Tumblr. Och jag som är en 40+ förälder sitter här och bloggar 😉